Office Manager

Estamos buscando un/a office manager a bordo para uno de nuestros principales clientes con base Mallorca.

We are currently looking for an Office Manager for one of our main clients, base Mallorca.

El/la Office Manager es responsable de la gestión eficiente del flujo de operaciones diarias de la oficina, (atención telefónica, gestión de clientes internos, apoyo y coordinación con las distintas áreas de la empresa) asegurando un entorno de trabajo organizado, funcional y productivo. Este rol combina tareas administrativas, de gestión, y de coordinación, actuando como el punto de contacto entre los empleados, los proveedores externos y el cliente interno.

Condiciones:

• Base: Mallorca.

• Salario acorde a experiencia.

• Posición permanente.

• Horario de oficina.

Funciones:

• Apoyo interno: Asistir a diversas áreas, especialmente a dirección general y recursos humanos, manteniendo la base de datos de personal y el inventario de suministros.

• Gestión de contratos y selección: Firmar contratos, coordinar entrevistas y gestionar nuevas incorporaciones.

• Archivo digital: Organizar y mantener el archivo digital.

• Facturación: Aprobar facturas en plataformas internas.

• Supervisión de operaciones: Asegurar el funcionamiento óptimo de la oficina.

• Mantenimiento de instalaciones: Coordinar el mantenimiento y la relación con proveedores.

• Correspondencia: Gestionar el correo entrante y saliente, incluyendo mensajería.

• Reservas y eventos: Gestionar reservas de salas y coordinar eventos y comidas.

• Atención telefónica: Manejar llamadas entrantes y tomar mensajes.

• Gestión de personal: Emitir identificaciones y gestionar espacios de parking.

• Recepción y mantenimiento: Mantener el área de recepción y coordinar tareas de limpieza y mantenimiento.

Requisitos:

• Educación mínima bachiller superior.

• Excelentes habilidades de comunicación y atención al cliente.

• Conocimiento básico de software de oficina.

• Habilidad para manejar múltiples tareas y trabajar bajo presión.

• Buena presentación y actitud profesional.

• Adaptabilidad y flexibilidad.

• Ingles fluido, mínimo C1. Valorable otros idiomas.