Office Manager

Office Manager

Estamos buscando un/a Office Manager para gestionar de forma eficiente el flujo de operaciones diarias de la oficina. Este perfil será responsable de garantizar un entorno de trabajo organizado, funcional y productivo, actuando como punto de contacto entre empleados, proveedores externos y clientes internos.

El rol combina funciones administrativas, de coordinación y de soporte a distintas áreas de la organización, especialmente Dirección General y Recursos Humanos.

Responsabilidades

• Supervisar el funcionamiento diario de la oficina, asegurando una operativa eficiente.
• Dar soporte transversal a las distintas áreas de la organización, especialmente Dirección General y RRHH.
• Mantener actualizada la base de datos de empleados y colaborar en procesos administrativos de personal.
• Gestionar procesos de incorporación: firma de contratos, onboarding y documentación asociada.
• Coordinar y cerrar entrevistas dentro de procesos de selección.
• Gestionar el archivo digital y la documentación interna.
• Revisar y aprobar facturas en plataformas internas de la compañía.
• Controlar el inventario de suministros de oficina y realizar pedidos cuando sea necesario.
• Coordinar el mantenimiento de las instalaciones y la relación con proveedores (limpieza, seguridad, servicios técnicos, etc.).
• Gestionar la correspondencia (recepción, clasificación, distribución y envío de documentos y paquetería).
• Gestionar la centralita telefónica: atención, filtro y derivación de llamadas.
• Organizar y coordinar la reserva de salas de reuniones, así como la logística asociada.
• Apoyar en la organización de eventos internos y externos (reservas, coordinación, logística).
• Gestionar aspectos administrativos del personal (tarjetas identificativas, fotos corporativas, plazas de parking, etc.).
• Supervisar el estado de las zonas comunes y recepción, asegurando orden, limpieza y reposición de materiales.
• Coordinar tareas básicas de mantenimiento y prevención de riesgos laborales (incidencias, reparaciones, contacto con proveedores técnicos).

Requisitos

• Formación mínima: Bachillerato o equivalente.
• Experiencia previa en posiciones administrativas o de office management.
• Nivel de inglés fluido.
• Valorable conocimiento de otros idiomas.
• Manejo de herramientas ofimáticas (Microsoft Office u otras similares).

Competencias clave

• Proactividad y autonomía.
• Capacidad de resolución de problemas.
• Excelentes habilidades de comunicación y orientación al cliente interno.
• Alta organización, atención al detalle y capacidad de priorización.
• Buena presencia y actitud profesional.
• Discreción y confidencialidad en el manejo de información.
• Motivación por aprender y asumir nuevos retos.

Condiciones

• Contrato Indefinido
• Jornada Completa en Horario de Oficina (1 día de teletrabajo)
• Salario en Función de la Experiencia
• Base Palma de Mallorca